Cuộc họp 1 - 1 đã trở nên nhàm chán? 5 “chiêu” cứu vãn tình thế sếp cần biết

Tại một công ty về công nghệ nội dung tiếp thị mang tên Percolate, cuối mỗi tuần làm việc, nhân viên tại đây sẽ có một cuộc họp mang tên “Friday Wins Meeting”.

Cuộc họp diễn ra lúc 5 giờ chiều mỗi thứ Sáu. Toàn công ty sẽ quây quần trong nhà ăn, mỗi người sẽ bắt đầu chia sẻ đến mọi người những “thắng lợi” lớn nhỏ mà chính họ hoặc đồng nghiệp đã làm được trong tuần, đại loại như chúc mừng Mobile Team vừa cho ra phiên bản mới của ứng dụng Đại sứ, anh nhân viên kinh doanh Michael vừa chốt được deal với vị khách hàng X nào đó, hay chúc mừng cho Speakeasy – một trang cộng đồng các nhà quản trị được thành lập bởi Percolate vừa có được một lượng lớn người theo dõi.

Những cuộc họp như thế dần trở thành một nét đặc trưng cho văn hóa công sở của Percolate và thậm chí trở thành điều diễn ra hàng ngày tại không ít các công ty, tổ chức trên thế giới.

Giây phút mà bạn vinh danh những thắng lợi mà thành viên trong đội ngũ của mình, đó có thể sẽ trở thành một khởi đầu hào hứng cho một ngày làm việc, hay một kết thúc cực kì ý nghĩa cho một tuần bận rộn của họ.

Bên cạnh các cuộc họp nhóm hoặc các cuộc họp với toàn thể nhân viên, ở cương vị một người đứng đầu, liệu có còn cách thức nào khác để các nhà quản trị có thể sử dụng ý tưởng của “Friday Wins”? Những cuộc họp 1-1 liệu có khả quan?

Hãy tưởng tượng bạn có một cậu con trai 17 tuổi sắp nộp hồ sơ vào đại học. Mỗi tối chủ nhật bạn sẽ ngồi lại với cậu bé để xem lại những gì cậu làm được và cùng nhau đặt ra những mục tiêu cho tuần kế tiếp. Ngay khi bạn bắt đầu những cuộc nói chuyện đó, cậu bé nêu ra 3 điều mà mình làm được, và rồi bạn sẽ cùng con trai mình luyên thuyên và những điều đó.

Cuộc nói chuyện này sẽ cực kỳ mỹ mãn bởi vì:

• Nó bắt đầu từ những điều tích cực nhất của cậu

• Những điều cậu bé làm tốt được người khác công nhận và lắng nghe, cậu bé cũng có thêm động lực khi cùng bố đặt ra những mục tiêu mới lớn hơn cho tuần tới

• Cậu bé là người quyết định điều gì được xem là một “thắng lợi” chứ không phải ba mẹ hay một ai khác, điều đó làm những “thắng lợi” trên càng có ý nghĩa với chính cậu

• Điều mà cậu và ba mẹ đang làm là một phần của quy trình để cậu đạt được mục tiêu lớn hơn – thi đỗ vào trường đại học cậu mơ ước

• Và cho dù cậu bé có là một người hướng nội và chẳng mảy may để ý đến những lời khen từ người khác đi nữa thì cuộc trò chuyện một đối một sẽ là một cơ hội tuyệt vời để khuyến khích cậu chia sẻ những “thắng lợi” của mình một cách thoải mái.

Quay lại với 1-1 của bạn với nhân viên, những giả thiết là cậu con trai 17 tuổi sắp vào đại học trên nói lên rằng nếu được diễn ra đúng cách, những cuộc họp 1 – 1 như vậy có thể sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ hơn cả những buổi họp đông người.

Khoảng chừng hơn 10 năm trước, cuộc họp 1-1 vẫn còn là một cụm từ khá xa lạ với dân công sở. Hiện nay, những cuộc họp này lại trở nên khá phổ biến nơi làm việc, chúng diễn ra một đến hai lần mỗi tháng hoặc thậm chí mỗi tuần giữa các nhà quản lý và nhân viên như một công cụ để tăng sự gắn kết giữa mình với nhân viên và thúc đẩy hiệu suất và chất lượng làm việc.

Trên thực tế, cũng có nhiều ứng dụng công nghệ đã ra đời nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc lên thời khóa biểu và theo dõi các cuộc họp 1-1 này. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa nhiều nhà quản lý có thể khai thác được hết tiềm năng của cách thức này.

Nếu bạn cũng đang mắc kẹt trong các cuộc họp 1-1 cùng với một mớ bòng bong, nào là cập nhật tình hình công việc, vấn đề và cách giải quyết, thì đây là lúc để bạn thay đổi và làm mới nội dung của chúng. Hãy yêu cầu nhân viên mang đến cuộc họp 2 hay 3 “thắng lợi” của họ trong tuần, lắng nghe họ chia sẻ về chúng mà không hề phán xét, cho họ thấy rằng bạn không hề đang tìm kiếm những thành tích to lớn hay vang dội nào cả, đơn giản chỉ là bạn muốn biết những điều gì dù lớn hay nhỏ mà nhân viên của bạn cảm thấy tâm đắc về công việc của mình. Bạn sẽ khám phá chính xác những gì mỗi nhân viên của bạn thấy xứng đáng và bổ ích.

Beth Miller – một chuyên gia tư vấn về quản trị chia sẻ bà từng làm việc với hàng trăm nhà quản lý nhưng chỉ có khoảng trên dưới 10 người làm chủ được phần việc khó nhằn này. Theo Beth Miller, các bậc thầy về họp 1-1 có một số điểm khác biệt so với những nhà quản lý khác như sau:

1. Tò mò nhưng không phán xét

Các nhà quản lý giỏi kỹ năng họp 1 – 1 thường rất tò mò. Họ tò mò về nhiều thứ liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như trong một khoảng thời gian cố định vừa qua, vì sao nhân viên đó lại ít đưa ra các quyết định tối ưu, điều gì khiến họ hoàn thành công việc trễ thời hạn, nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng gần đây nhất là gì,…

Họ không đưa ra các ý kiến và sự phán xét dưới góc nhìn cá nhân, họ xây dựng chứ không phá hủy các mối quan hệ.

2. Lắng nghe tích cực

Một cuộc họp 1 – 1 hiệu quả không chứa quá nhiều nội dung ý kiến của nhà quản lý. Bởi trên thực tế, khi họp 1 – 1, họ nên là người lắng nghe trong khoảng 90% tổng thời gian họp. Nhà quản lý giỏi làm được điều này vì họ biết cách đặt ra những câu hỏi có sức nặng, khiến nhân viên không thể chỉ trả lời ngắn gọn cho qua.

Khi lắng nghe một cách tích cực để hạn chế các giả định, họ sẽ tìm ra được sự kết luận cụ thể từ phía nhân viên.
 

3. Sử dụng hiệu quả sự im lặng

Cho đến nay, sự im lặng vẫn là công cụ ít được tận dụng nhất trong các cuộc họp 1 – 1. Sự im lặng rất quan trọng vì nó cung cấp một “khoảng trống” cần thiết để nhân viên chú ý và tập trung.

Tuy nhiên, đối với những nhà quản lý không “cao tay”, sự im lặng có thể dẫn đến tình huống khó chịu. Có 2 điều cần nhớ để “quản lý” hiệu quả sự im lặng. Một là, không “giải cứu” nhân viên khỏi sự im lặng bằng cách đặt một câu hỏi khác. Hai là, khi sự im lặng trở nên khó chịu, chỉ cần nói “Bạn cứ từ từ suy nghĩ”. Điều này chứng minh cho nhân viên thấy rằng những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của họ rất quan trọng.

Sự im lặng còn có thể giúp nhân viên nảy ra được những ý kiến thú vị khi họ có thời gian để học hỏi về chính bản thân mình.

4. Thường xuyên thực hành và liên tục cải thiện chất lượng cuộc họp

Cũng giống như một vận động viên hay một nghệ sĩ, sự thực hành, rèn luyện sẽ tạo nên sự hoàn hảo cho những cuộc họp giữa một nhà quản lý và một nhân viên. Nhà quản lý giỏi sẽ cam kết thường xuyên thực hiện các cuộc họp dạng này.

Họ cũng cam kết tuân thủ 3 bước cho mỗi cuộc họp – chuẩn bị tinh thần kỹ lưỡng trước khi họp, đối thoại nội tâm với chính mình trong quá trình họp nhằm tự đánh giá hiệu quả, thực hiện một bản đánh giá để xác định những điều khác biệt có thể làm để cải thiện cuộc họp lần sau.

5. Nhận ra và thúc đẩy các hành vi tốt

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Marcial Losada và Emily Heaphy vào năm 2004 cho thấy, những đội ngũ làm việc với hiệu suất cao nhận được những phản hồi và động lực tích cực nhiều gấp 5-6 lần những đội ngũ làm việc với hiệu suất thấp.
 

Nói một cách khác, phản hồi tích cực giúp thúc đẩy nhân viên và nhấn mạnh những hành vi mà nhà lãnh đạo đánh giá cao.

Các nhà nghiên cứu nổi tiếng như Teresa Amabile và Steven J. Kramer cũng từng chỉ ra rằng nhân viên của bạn sẽ chỉ tiến bộ và làm tốt hơn khi họ nghĩ rằng những gì họ đang làm có ý nghĩa. Và may mắn thay, tạo ra ý nghĩa cho cuộc sống của một người không nhất thiết phải là thay đổi cuộc sống của họ.

Một công việc ý nghĩa có thể đơn giản như là tạo ra một sản phẩm hữu ích và chất lượng cao cho khách hàng hoặc cung cấp những dịch vụ chính hãng cho cộng đồng.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, việc mà bạn cần làm là đi tìm mối liên kết giữa các thành tựu mà nhân viên của bạn làm được và những giá trị mà công việc mà họ mang lại cho công ty và khách hàng. Việc đó không chỉ giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thỏa mãn với những gì họ đang làm mà còn cho họ cơ hội phát triển và chứng tỏ bản thân trong quá trình, không chỉ các thành viên trong nhóm của bạn sẽ trải nghiệm sự hài lòng, đầu ra của họ cũng sẽ được cải thiện. Và sự tiến bộ của mọi người có thể cảm thấy tốt về.

Hy vọng với bài viết trên đây của AZtest đã giúp nhà lãnh đạo có được 5 “chiêu” cứu vãn tình thế khi cuộc họp 1- 1 giữa sếp và nhân viên đã trở nên nhàm chán. 

>>Xem thêm: Trí tuệ cảm xúc – yếu tố quyết định sự thành công của mọi nhà quản lý

ĐỪNG QUÊN ĐỂ LẠI EMAIL CUỐI BÀI ĐỂ NHẬN THÊM NHỮNG THÔNG TIN HẤP DẪN CỦA AZTEST

---------------------------------------------------------------------------------------------------------