Nghệ thuật phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng

Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn là thời cơ quan trọng giúp nhà tuyển dụng chọn được ứng viên phù hợp giữa hàng trăm ứng viên. Để buổi phỏng vấn thành công và hiệu quả, người phỏng vấn cần lên kế hoạch rõ ràng và nhất quán trước và trong suốt cuộc phỏng vấn để tìm hiểu những thông tin cần thiết về ứng viên:

Trước Buổi Phỏng Vấn

Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng:

Bạn cần xác định rõ bạn muốn ứng viên đáp ứng những yêu cầu, mong đợi và những phẩm chất gì qua những câu hỏi sau:

• Ứng viên cần đảm trách những nhiệm vụ gì, có những kiến thức và kỹ năng nào?

• Ứng viên cần đạt được những thành tích cụ thể nào ở vị trí này?

Xóa tan sự ngượng ngập ban đầu

Hãy để cho buổi phỏng vấn của bạn diễn ra thật tự nhiên. Là người phỏng vấn, bạn nên giúp ứng viên đỡ căng thẳng, lo lắng trước khi buổi phỏng vấn thực sự bắt đầu. Bạn có thể hỏi ứng viên:

• Bạn tìm công ty của chúng tôi có khó không?

• Bạn muốn dùng chút cafe hay nước lọc trước khi chúng ta bắt đầu không?

Trong Cuộc Phỏng Vấn

Đặt câu hỏi để xác định đúng khả năng thật sự của ứng viên

Bạn không nên chỉ đặt câu hỏi phỏng vấn dựa vào bảng mô tả công việc và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Với những câu hỏi sau đây, bạn sẽ có thông tin chính xác hơn để biết được ứng viên có đủ kỹ năng và phẩm chất phù hợp với công việc hay không.

Các câu hỏi dạng truyền thống:

Ứng viên thường đoán trước họ sẽ được hỏi những câu này, vì vậy họ sẽ chuẩn bị sẵn câu trả lời trước buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bằng cách hỏi các câu hỏi sau đây, bạn sẽ có được những thông tin cơ bản về ứng viên.

Ví dụ:

Hãy cho tôi biết về anh/chị?

Điểm mạnh của anh/chị là gì?

Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi?

Câu hỏi tình huống:

Đây là dạng câu hỏi giúp bạn đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng viên. Hãy hỏi ứng viên cách họ xử lý một tình huống cụ thể trong công việc như thế nào.

Ví dụ:

Bạn sẽ làm gì khi gặp một khách hàng đang vô cùng tức giận?

Bạn sẽ làm gì để giảm căng thẳng trong công việc?

Câu hỏi về hành vi trong quá khứ:

Dạng câu hỏi này yêu cầu ứng viên cho biết kinh nghiệm làm việc trước đây của họ. Cách giải quyết vấn đề của ứng viên trong quá khứ là cơ sở đáng tin cậy giúp nhà tuyển dụng dự đoán được cách họ xử lý công việc trong tương lai như thế nào.

Ví dụ:

Hãy cho tôi một ví dụ về cách anh/chị giải quyết thành công một sự cố trong công việc trước đây cùng với đội nhóm của mình?

Anh/chị đã từng xử lý thành công một vấn đề nan giải trong công việc trước đây như thế nào?

Tìm nhân viên biết “chung vai sát cánh”.

Bạn cần tìm ứng viên có thể làm việc tốt với đội nhóm và phù hợp với văn hóa công ty. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng! Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn biết được ứng viên có phải là một thành viên phù hợp không:

Anh/chị sẽ làm gì để hoàn thành dự án A trong một hạn định rất ngắn với một đội ngũ có 3 thành viên?

Theo anh/chị, đâu là tiêu chí quan trọng nhất khi làm việc theo nhóm?

Nên có nhiều người tham gia buổi phỏng vấn

Nếu điều kiện cho phép, bạn nên mời một số người liên quan tham gia buổi phỏng vấn để có đánh giá khách quan và thấu đáo hơn về ứng viên. Ngoài cấp quản lý trực tiếp và đại diện phòng nhân sự ra, bạn nên mời thêm một nhân viên khác làm việc chung bộ phận với ứng viên sau này.

Những lưu ý trong quá trình phỏng vấn

• Giới thiệu sơ lược về công việc. Bạn cần cho cho ứng viên biết về nhiệm vụ chính của họ, sếp trực tiếp, phòng ban công tác, các khó khăn và thử thách mà ứng viên có thể gặp phải trong quá trình làm việc, đặc biệt là các tiêu chuẩn để đánh giá thành tích làm việc tại công ty.
• Đừng ngại “biến tấu”. Bạn đã chuẩn bị danh sách các câu hỏi phỏng vấn, nhưng đừng quá lệ thuộc vào bảng câu hỏi cứng nhắc này. Hãy dựa vào những thông tin ứng viên trình bày để đặt những câu hỏi liên quan giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
• Luôn luôn lắng nghe…. Đừng nói quá nhiều trong khi phỏng vấn, hãy để ứng viên trình bày càng nhiều càng tốt để bạn xác định khả năng thực sự của họ. Thông thường, người phỏng vấn dành 80% thời gian để nghe ứng viên trình bày và chỉ 20% thời gian để hỏi ứng viên, trả lời câu hỏi của ứng viên và giới thiệu về công ty.
• Ghi chú các thông tin cần thiết. Bạn cần chuẩn bị giấy bút để ghi lại những thông tin quan trọng của ứng viên như thành tích nổi bật, các kỹ năng đặc biệt so với những ứng viên khác. Điều đó sẽ giúp bạn đánh giá ứng viên công bằng và chính xác hơn.
• Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi. Đây là lúc bạn phát hiện được nhiều điều thú vị về ứng viên đây! Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu được vì sao ứng viên lựa chọn công ty bạn, vì lương bổng hấp dẫn, chế độ nghỉ phép hay vì mong muốn được phát triển sự nghiệp trong một môi trường năng động, thử thách hơn… Nếu ứng viên không đặt bất kỳ câu hỏi nào (đặc biệt là những ứng viên cấp cao), có thể họ không mấy hứng thú với cơ hội làm việc với công ty bạn.
• Tránh những câu hỏi “tế nhị”. Bạn chỉ nên đặt những câu hỏi liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng và tuyệt đối tránh những câu hỏi có ý phân biệt chủng tộc, tôn giáo, vùng miền địa lý…
• Tìm hiểu sâu về kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Những câu hỏi theo dạng “Hãy cho tôi biết…” hoặc yêu cầu ứng viên giải quyết những tình huống cụ thể trong công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ về khả năng làm việc thật sự của ứng viên.

Những điều cần làm rõ trong buổi phỏng vấn

Dưới đây là 9 điều nhà tuyển dụng cần nắm rõ trước khi phỏng vấn ứng viên:

1. Thông tin về lương bổng. Bạn cần tìm hiểu chế độ lương bổng mà ứng viên đang được hưởng ở công ty hiện tại. Đó không chỉ là mức lương hàng tháng, mà phải kể đến tiền thưởng, chế độ cổ phiếu, cùng những khoản thưởng khác mà ứng viên đang được công ty hiện tại trả.

2. Biết được “khoảng chênh lệch” giữa điều ứng viên “muốn” và điều ứng viên “có”. Nhiều ứng viên không muốn thay đổi công việc chỉ vì họ muốn “bảo toàn” quyền lợi ở công ty hiện tại. Họ chỉ đổi việc khi công việc mới đáp ứng được những chế độ mà công ty cũ còn thiếu. Chỉ khi biết rõ sự “chênh lệch” này, bạn mới có thể đề nghị những quyền lợi hấp dẫn để “chiêu hiền đãi sĩ”cho mình.

3.Ứng viên làm việc hiệu quả nhất khi nào? Nhiều người chỉ làm việc hiệu quả khi được yên tĩnh một mình, nhưng một số khác lại thể hiện năng lực vượt trội khi làm việc chung trong nhóm. Bạn nên tìm hiểu đặc điểm này để lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.

4. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên. Mỗi người đều có sở trường và sở đoản riêng. Vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ điểm mạnh và điểm yếu của từng ứng viên. Gợi ý: hãy hỏi ứng viên không thích làm những công việc gì, vì chúng ta hiếm khi làm tốt những việc mà ta không yêu thích.

5. Ứng viên mong muốn gì ở công việc mới? Đây là điều rất cần thiết trong mỗi cuộc phỏng vấn. Hãy sử dụng các câu hỏi mở để tìm ra điều ứng viên mong muốn khi làm việc với công ty bạn.

6. Ứng viên có phỏng vấn ở công ty khác không? Bạn đâu muốn bất ngờ ở phút cuối phải không? Vì thế, bạn cần hỏi ứng viên còn phỏng vấn công ty nào khác nữa không. Nếu một ứng viên sáng giá tiết lộ rằng anh ta đang cân nhắc giữa 3 công ty và đang đợi thư mời làm việc từ 2 công ty khác, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra phương án thích hợp để cạnh tranh với 5 “đối thủ” trước đó.

7. Thương lượng để “hợp tác, hai bên cùng có lợi”. Ở mục 5, bạn đã biết ứng viên mong đợi gì ở công việc mới, còn ở mục 7 này, bạn tiếp tục tìm hiểu chính xác ứng viên muốn điều đó như thế nào. Ví dụ, bạn biết ứng viên muốn mức lương cao hơn công ty cũ, vậy thì anh ta mong đợi mức lương bao nhiêu. Hoặc nếu ứng viên muốn thực hiện những dự án mới, thì đó là những dự án gì?

8. Liệu ứng viên có thể đảm trách tốt công việc? Ở giai đoạn phỏng vấn đầu tiên này, bạn vẫn chưa thể kết luận ứng viên có phải là người hoàn hảo cho vị trí tuyển dụng hay không. Nhưng bạn cần xác định liệu ứng viên có khả năng đảm trách tốt công việc sắp tới hay không. Hãy nhớ, bạn tuyệt đối không nên nhận xét dựa trên những đánh giá chủ quan, mà hãy căn cứ vào kinh nghiệm và thành tích trước đây của ứng viên.

9. Liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty? Không phải ai có năng lực cũng có thể làm việc tốt trong một tổ chức nào đó. Văn hóa công ty đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình làm việc của mỗi người. Ví dụ, môi trường làm việc của công ty trong ngành hàng tiêu dùng nhanh dĩ nhiên sẽ khác hẳn một công ty sản xuất phần mềm. Chính vì thế, bạn phải xác định ứng viên nào hội tụ những phẩm chất thích hợp với môi trường công ty bạn.

Những điều cần tránh trong quá trình phỏng vấn

Không nghiên cứu hồ sơ ứng viên cẩn thận

Đọc hồ sơ của ứng viên trước khi phỏng vấn là một trong những việc quan trọng nhất mà NTD phải làm, tuy nhiên, đáng tiếc là một số NTD lại lơ là việc này. Sẽ thật sai lầm nếu bạn cho rằng tất cả những gì ứng viên liệt kê trong hồ sơ đều là sự thật. Để kiểm tra tính trung thực của ứng viên trước khi quyết định tiếp cận họ và phỏng vấn, bạn có rất nhiều cách như: điện thoại hoặc viết thư cho người quản lý trước đây của ứng viên, yêu cầu xem bảng lương, hoặc nhờ một công ty khác điều tra về ứng viên… Tất cả những thao tác này sẽ giúp bạn đánh giá ứng viên một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất. Ngoài ra, đây cũng là việc để bạn tránh tình huống hỏi lại những thông tin đã được ghi trong hồ sơ thay vì chỉ là những câu hỏi xác thực, điều này dễ khuyến ứng viên có nhận xét bạn không xem trọng buổi phỏng vấn này và thiếu tôn trọng họ nên mới không chịu đầu tư thời gian để chuẩn bị. Vì thế, dù bận rộn đến đâu, bạn cũng nên dành thời để tìm hiểu về ứng viên trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn.

Nói quá nhiều

Thay vì tạo điều kiện để ứng viên trình bày, bạn lại dành phần lớn thời gian để “thao thao bất tuyệt” về bản thân và những thành tích mình đã đạt được. Hậu quả là cuối buổi phỏng vấn, bạn vẫn không biết gì hơn về ứng viên so với lúc đầu, trong khi anh ấy hay cô ấy lại biết rất rõ về bạn.

Hù dọa, khiêu khích ứng viên

Khá nhiều NTD thường hù dọa hay khiêu khích ứng viên bằng những câu dạng như: “Công ty chúng tôi đòi hỏi cao lắm. Nếu anh/chị không đạt chỉ tiêu doanh số hai tháng liên tiếp là sẽ bị cho thôi việc ngay” hay “Anh/chị muốn làm công việc này chẳng qua là vì tiền phải không?”. Đây có thể xem là một dạng phỏng vấn căng thẳng (stress interview). Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, cách thức phản ứng và giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu thực hiện không khéo, hình thức phỏng vấn này có thể xúc phạm ứng viên và gây ra những sự tức giận không kiểm soát được. Do đó, chỉ khi NTD có nhiều kinh nghiệm và trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.

Tìm kiếm ứng viên giống mình

Chúng ta thường giao tiếp tốt, thậm chí thiện cảm hơn với những người suy nghĩ và hành động giống chúng ta. Tuy nhiên, nếu các thành viên trong tập thể quá giống nhau về tính cách, ý kiến, quan điểm … họ dễ đưa ra những cách thức giải quyết vấn đề tương đồng nhau nên sẽ không có ai đóng vai trò người phản biện. Như vậy thì rất khó đánh giá một cách khách quan giải pháp của tập thể đã thật sự đúng đắn và hợp lý chưa. Vì thế, khi phỏng vấn bạn nên đánh giá ứng viên dựa vào năng lực của họ và yêu cầu của công việc hơn là những mong muốn thiên về cảm tính của mình. Muốn làm tốt việc này, ở bước chuẩn bị tuyển dụng, bạn cần xác định rõ những yêu cầu đối với ứng viên như thời gian làm việc, kinh nghiệm, bằng cấp, tính cách và phong cách làm việc …

Ra quyết định tuyển dụng một cách vội vàng

Ấn tượng ban đầu về một con người khá quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó, đối với mọi ứng viên, bạn đều nên tìm hiểu thật kỹ càng rồi hãy ra quyết định tuyển dụng. Hãy đặt những câu hỏi buộc ứng viên phải động não mới trả lời được, thay vì những câu hỏi “Có-Không” đơn thuần. Đối với dạng câu hỏi mở này, ứng viên sẽ phải động não và vận dụng mọi kiến thức, kinh nghiệm của mình thì mới có thể đưa ra câu trả lời hay được. Nhờ vậy, bạn sẽ tránh được việc bỏ phí những nhân tài có vẻ bề ngoài không gây nhiều ấn tượng.

Quá xem trọng bằng cấp

Bạn có biết xu hướng tuyển dụng hiện nay là chỉ cần “lửa” chứ không phải là bằng cấp? Trên thực tế, nhiều NTD đã quen đánh giá ứng viên bằng cách đếm số lượng bằng cấp mà họ đính kèm trong hồ sơ. Nhưng bạn nhớ nhé, một số ứng viên có “bề dày” bằng cấp thường là những ứng viên thiếu kinh nghiệm thực tế vì họ phải dành phần lớn thời gian cho việc học hành.

Còn các NTD chuyên nghiệp thường nhìn vào thành tích cá nhân, những lợi ích mà ứng viên mang về cho công ty trước đây để đánh giá và cân nhắc, hơn là tốn thời gian xem họ đạt được bao nhiêu chứng chỉ. Tuy nhiên, với một số lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao thì bằng cấp đóng vai trò rất quan trọng, chứng tỏ ứng viên đủ trình độ để đảm nhiệm yêu cầu công việc.

Tuyển dụng kiểu “lấp chỗ trống”

Một nhân viên bất ngờ nghỉ việc cũng giống như sự thiếu hụt một mắt xích trong dây chuyền đang vận hành, ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng không nên vì thế mà bạn hấp tấp tìm ngay một nhân viên mới thế chỗ. Những nhân viên được tuyển gấp có thể chưa hội đủ kỹ năng mà công việc đòi hỏi. Hãy dành thời gian tìm càng nhiều ứng viên phù hợp với công việc càng tốt và chủ động lựa chọn một ứng viên thích hợp nhất cho vị trí trống.

Hứa suông

Thật sai lầm nếu NTD hứa hẹn quá nhiều với ứng viên lúc tuyển dụng mà sau này không thực hiện được. Điều đó không chỉ khiến cho ứng viên bất mãn mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Đặc biệt, những tin đồn đãi về những lời hứa suông đó sẽ lan đi rất nhanh, theo cấp số nhân. Vì vậy, hãy thận trọng khi đưa ra lời hứa, trả lời dứt khoát những gì bạn có thể và không thể đáp ứng đối với yêu cầu của ứng viên.

Thiếu chuyên nghiệp trong phỏng vấn

Việc đặt ra những câu hỏi giúp NTD hiểu rõ khả năng thực sự của ứng viên để quyết định chọn ứng viên thích hợp là kỹ năng không phải NTD nào cũng có. Để ứng viên bộc lộ tính cách, khả năng, sự hiểu biết … của mình, bạn cần phải khéo léo hướng cuộc phỏng vấn thành cuộc đối thoại hai chiều, qua đó bạn tìm hiểu và đánh giá được năng lực thật sự của ứng viên.

Hơn nữa, sự thiếu chuyên nghiệp trong phỏng vấn sẽ làm cho các ứng viên giỏi thất vọng và rút lui vì họ không thể hiện được bản thân một cách đầy đủ nhất.

Viết bảng mô tả công việc không đầy đủ

Viết bảng mô tả yêu cầu công việc đóng vai trò rất quan trọng. Vì với những thông tin không đầy đủ của NTD, các ứng viên sẽ tự hỏi liệu mình có đáp ứng những yêu cầu tuyển dụng không. Đặc biệt, viết bảng mô tả công việc thật chi tiết sẽ giúp NTD dễ dàng chọn ra ứng viên sáng giá và phù hợp với vị trí cần tuyển. Nếu công việc cần tinh thần đồng đội thì không thể tuyển ứng viên có khả năng làm việc độc lập – tính tự chủ cao và ngược lại. Ví dụ cần tuyển một nhân viên PR thì ứng viên không thể là một người khép kín và rụt rè, còn tuyển nhân viên bán hàng thì cần người linh lợi và hoạt bát.

Hy vọng với những thông tin mà AZtest chia sẻ trên đây đã giúp các nhà tuyển dụng biết được nghệ thuật để tuyển dụng thành công.

>>>Xem thêm: Tăng lương cho nhân viên – điều hiển nhiên cần làm hay kế sách cuối cùng?

ĐỪNG QUÊN ĐỂ LẠI EMAIL CUỐI BÀI ĐỂ NHẬN THÊM NHỮNG THÔNG TIN HẤP DẪN CỦA AZTEST

Nguồn: Theo Vietnamword tổng hợp