Làm sao để số hóa quy trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp?

Tại sao phải số hóa quy trình quản trị nhân sự cho doanh nghiệp?

Hiện nay số hóa quy trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp được cho là xu hướng mà mọi mô hình tổ chức cần hướng tới. Bởi thế sự phát triển của công nghệ đã giúp cho các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về mặt chi phí, nguồn lực và nhiều tính năng khác. Nhờ đó mà giúp doanh nghiệp có thể phát triển hơn và tập trung vào nhiều công việc khác. 

Nếu bạn đang thắc mắc vì sao cần số hóa các quy trình quản trị nhân sự của doanh nghiệp thì dưới đây là một số lợi ích cụ thể từ chính việc số hóa:

• Giúp gia tăng năng suất làm việc: Việc doanh nghiệp áp dụng số hóa quy trình quản trị nhân sự giải quyết cho nhân viên không phải mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm giấy tờ, thông tin văn bản mà chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể thực hiện công việc này. Nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tốn về mặt thời gian và nâng cao thái độ làm việc của nhân viên mình. 

• Tiếp cận được nhiều thông tin và không bị giới hạn: Việc số hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các dữ liệu thông qua hệ thống đám mây,  chỉ cần thiết bị kết nối được internet thì cho dù ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng.

• Tăng khả năng bảo mật của dữ liệu: Với những trường hợp muốn tăng cường tính bảo mật cho dữ liệu mà doanh nghiệp đang có. Bạn có thể giới hạn người có quyền truy cập vào văn bản, đồng thời cài đặt các nguồn công việc liên quan cùng với nhóm quyền hạn cho từng cá nhân trong từng phòng ban của doanh nghiệp.

• Tiết kiệm không gian và diện tích cho doanh nghiệp: Việc số hóa quy trình quản trị nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa không gian lưu trữ thông tin. Từ đó cắt giảm được chi phí thuê mặt bằng để cất giữ hàng đóng tài liệu giấy trước đây. 

Vậy làm thế nào để số hóa quy trình quản trị nhân sự của một doanh nghiệp?

Có thể nói việc chuyển đổi quy trình làm việc theo hình thức truyền thống sang quy trình làm việc theo hình thức mới không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là khi áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần trang bị một khối lượng thông tin cần thiết để giúp cho quá trình chuyển đổi được diễn ra suôn sẻ và đầy đủ hơn. 

Để giúp cho quá trình số hóa quy trình quản trị nhân sự được hiệu quả, AZtest xin chia sẻ đến bạn các bước số hóa quy trình quản trị nhân sự hiệu quả ngay sau đây:

1. Xác định nhu cầu và mục tiêu rõ ràng khi số hóa 

Để quá trình số hóa quá trình nhân sự trong doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ và dễ dàng thì doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu mà doanh nghiệp mình đang hướng tới cụ thể cần xác định rõ yêu cầu công việc trường xây dựng quy trình Như: nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo đề ra,... Bên cạnh đó doanh nghiệp của cần xác định mục tiêu, cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện và tần suất công việc,...

2. Nắm rõ các bước trong quy trình làm việc 

Các bước của quy trình làm việc gì vào tính chất công việc và loại hình mà doanh nghiệp của bạn đang hướng tới. Mặc dù hiện tại chưa có một con số chuẩn nào về các bước trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp, tuy nhiên nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì có thể dẫn đến việc rắc rối trong quá trình kiểm soát. Do đó doanh nghiệp cần đưa ra các bước cơ bản và cần thiết cho quá trình làm việc của mình được suôn sẻ, nhờ đó mà số hóa cũng dễ dàng hơn.

Dễ dàng hơn trong việc lập quy trình làm việc một số doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M.Bạn có thể tham khảo để ứng dụng trong quá trình xây dựng quy trình làm việc của doanh nghiệp mình.

3. Xác định nội dung chính của quy trình 

Đây được cho là bước quan trọng và cần thiết nhất trong quá trình xây dựng quy trình làm việc số quả của doanh nghiệp. việc xây dựng được các nội dung chính sẽ giúp cho người quản lý có cơ sở để đi đúng trọng tâm không bị lệch khỏi quỹ đạo trong quá trình xây dựng quy trình làm việc. Các nội dung chính có thể là quy trình xây dựng này sẽ bao gồm: những công đoạn ra sao, tham khảo nguồn từ đâu, ai sẽ là người trực tiếp kiểm tra, giám sát, đánh giá quá trình, và thiết bị sử dụng cần có những yêu cầu gì,....

4. Thực hiện quá trình kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Chỉ dựa vào lý thuyết sẽ không thể đảm bảo chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng được một quy trình làm việc để ứng dụng vào vận hành một cách trơn tru và hiệu quả. Do đó trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc số hóa nhà quản lý cần xác định và đưa ra một số phương pháp kiểm tra, kiểm soát cụ thể để trong toàn bộ quá trình. Nhằm đảm bảo đánh giá đúng tiến độ tối ưu và đưa ra những phương pháp cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành của doanh nghiệp mình.

• Các công việc kiểm soát sẽ bao gồm: Đơn vị đo lường công việc, công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường, các điểm cần được kiểm soát.

• Các yếu tố để xác định phương pháp kiểm tra như: phương pháp nào là phù hợp, các bước cần thực hiện kiểm tra, tần suất kiểm tra, người thực hiện kiểm tra và điểm trọng yếu cần kiểm tra.

5. Nắm rõ các điểm có thể tối ưu hóa bằng công nghệ

 trong quá trình chuyển đổi quy trình làm việc nhà quản lý cần phải có sự so sánh và quy trình làm việc hiện tại. Qua đó có thể xác định được các giai đoạn đang chiếm nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực để từ đó đưa ra những phương pháp cải tiến hiệu quả sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Đừng quên tổng hợp lại tất cả những điều đó càng chi tiết càng tốt, nhờ đó bạn sẽ tối ưu được quy trình làm việc của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng hơn khi số hóa. 

6. Tìm kiếm công cụ hỗ trợ cho quá trình số hóa 

Một trong những bước quan trọng trong quá trình số hóa quy trình quản trị nhân sự trong doanh nghiệp chính là tìm kiếm cho doanh nghiệp mình một công cụ hỗ trợ phù hợp. Hiện tại, để hỗ trợ cho việc số hóa quy trình quản trị nhân sự nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm thi trắc nghiệm và quá trình đánh giá năng lực cho nhân viên. Việc sử dụng phần mềm thi trắc nghiệm sẽ thay thế cho hình thức thi truyền thống trên giấy như trước đây, nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian, chi phí và nguồn lực trong quá trình làm việc. 

Phần mềm thi trắc nghiệm trên thị trường hiện tại được rất nhiều đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, nổi bật nhất và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất chính là phần mềm thi trắc nghiệm AZtest. AZtest hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình tạo đề, trộn đề, chấm thi, đánh giá và xếp loại người dự thi thông qua điểm số. Có thể thấy, việc sử dụng phần mềm thi trắc nghiệm AZtest giúp cho doanh nghiệp số hóa tất cả các quy trình tổ chức thi, đây cũng là điều mà hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm khi có nhu cầu ứng dụng phần mềm thi đánh giá năng lực thay thế cho cách thi giấy truyền thống. 

Do đó, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm công cụ hỗ trợ quá trình số hóa thì AZtest chính là sự lựa chọn hoàn hảo mà bạn không nên bỏ qua trong quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp mình. 

Trên đây là cách giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị nhân sự sao cho hiệu quả. Mong rằng từ những chia sẻ của AZtest doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quá trình số hóa. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu phần mềm thi trắc nghiệm AZtest hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline: 0233.777.4455 hoặc Fanpage https://m.me/aztest.vn để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng. 

>>> XEM THÊM: Các cách không thể thiếu để đánh giá nhân viên thử việc