Quy trình tiếp nhận nhân viên mới từ A-Z

Các bước trong quy trình tiếp nhận ứng viên

Để có một quy trình tiếp nhận nhân viên mới hoàn chỉnh, trơn tru và không mất quá nhiều thời gian trong quá trình tiếp nhận nhân viên bạn có thể tham khảo các bước sau đây để áp dụng và quy trình tiếp nhận ứng viên cho doanh nghiệp mình. Cụ thể:

1. Giới thiệu với các phòng ban

Sau khi đậu phỏng vấn, tùy vào năng lực của ứng viên trong quá trình phỏng vấn mà nhà tuyển dụng sẽ quyết định ứng viên học việc hay thử việc. Do đó bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận nhân viên sẽ là giới thiệu với các phòng ban. 

Người quản lý bộ phận và quản lý văn phòng sẽ phụ trách công việc này, cụ thể là dẫn nhân viên mới đi các phòng ban ở văn phòng để giới thiệu nhân viên với mọi người trong công ty. Đồng thời quản lý văn phòng sẽ gửi email chào mừng và thông báo cho các bộ phận & toàn bộ cty thông tin liên lạc của nhân viên mới: Họ tên, tuổi, email cty, số điện thoại, nơi làm việc.

2. Tạo email công ty, gửi về hòm thư cá nhân

Để hỗ trợ cho quá trình làm việc, khi tiếp nhận nhân viên quản lý bộ phận hoặc quản lý văn phong sẽ thực hiện công việc tạo email công ty cho nhân viên. Việc sử dụng email công ty để làm việc là yêu cầu cần thiết mà mỗi nhân viên cần có khi làm việc. Đây cũng là một trong những bước cần thực hiện trong quy trình tiếp nhận nhân viên. 

Để tạo email công ty người quản lý sẽ thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Quản lý bộ phận hoặc quản lý văn phòng gửi yêu cầu về hòm thư cấp email của công ty và Cc cho chính nhân viên. 

• Bước 2: Người quản lý mail của công ty sẽ chịu trách nhiệm chỉ dẫn cho nhân viên việc tạo hòm thư cho nhân viên. Sau khi tạo xong, người quản lý mail của công ty gửi thông báo về tài khoản email và hướng dẫn sử dụng email về hòm thư cá nhân của nhân viên. 

• Bước 3: Trưởng phòng hoặc bộ phận văn phòng sẽ chịu trách nhiệm add vào room chat của công ty, của phòng trực thuộc, và mail group của công ty. 

3. Gửi thông tin cơ cấu tổ chức các phòng ban cho nhân viên

Bộ phận văn phòng sẽ thực hiện gửi file cơ cấu tổ chức của công ty, họ tên và thông tin liên lạc của trưởng các bộ phận cho nhân viên. Nhân viên tiếp nhận vào lưu lại thông tin liên hệ để hỗ trợ tốt trong quá trình làm việc của mình. 

4. Tạo & cấp quyền tài khoản trên hệ thống/ Cấp quyền vào website công ty 

Bước tiếp theo trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới trong doanh nghiệp là tạo và cấp quyền tài khoản trên CRM cho nhân viên. Sau khi thực hiện tạo và cấp quyền tài khoản trên CRM người quản lý cần lưu ý với nhân viên cách cấu hình tài khoản khi tạo tài khoản trong quá trình sử dụng. Và thực hiện gửi thông tin tài khoản về hòm thư của nhân viên tại công ty kèm theo quy trình làm việc trên CRM tương ứng với từng bộ phận mà nhân viên công tác. 

Nhân viên mới thực hiện tự đăng ký tài khoản để truy cập vào website công ty. Sau khi đăng ký xong cần thông báo với quản lý bộ phận hoặc quản lý văn phòng để được kích hoạt, add vào group của website công ty mới có thể truy cập được vào trang nội bộ của công ty. 

5. Cấp số nội bộ tổng đài, cấp sim, điện thoại và công cụ làm việc

Nếu là nhân viên kinh doanh, thì trưởng phòng sẽ đề nghị bộ phận văn phòng cấp số tổng đài cho nhân viên để hỗ trợ quá trình làm việc. Bởi công việc chính của nhân viên kinh doanh là bán hàng do đó số tổng đài rất cần thiết, việc cung cấp số tổng đài cũng giúp cho trưởng bộ phận dễ dàng quản lý nhân viên của mình trong quá trình làm việc. 

Ngoài ra, nhân viên mới khi làm việc tại bộ phận kinh doanh còn được cấp SIM điện thoại và công cụ hỗ trợ quá trình làm việc. 

6. Gửi bảng xếp hạng bậc lương và bảng lương 

Ở bước này, tùy vào từng bộ phận cụ thể mà trường bộ phận sẽ gửi những thông tin liên quan đến nhân viên mới. Cụ thể:

• Nếu là nhân viên kỹ thuật, trưởng bộ phận sẽ gửi cho nhân viên mới bảng quan hệ giữa vị trí, công việc, kiến thức và kỹ năng của từng bậc kỹ thuật - là tiêu chí đánh giá và phân loại kỹ thuật sau khi kết thúc thử việc, là tiêu chuẩn để kỹ thuật có thể phấn đấu nâng bậc, nâng lương. 

• Nếu là nhân viên kinh doanh: Sẽ nhận được Bảng lương, thưởng, Bảng KPI và các quy định liên quan. Đây là tiêu chí đánh giá và phân loại kinh doanh sau khi kết thúc thử việc, là tiêu chuẩn để kinh doanh có thể phấn đấu nâng bậc, nâng lương.

7. Gửi các văn bản, giấy tờ liên quan để thực hiện ký kết và bắt đầu công việc​​

Bước cuối cùng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới là bộ phận văn phòng gửi cho nhân viên mới các văn bản, giấy tờ liên quan trước khi bắt đầu công việc, cụ thể: 

• Gửi các quy định, thỏa ước lao động tập thể: Quy định công ty, thỏa ước lao động tập thể, các quy định riêng của từng phòng ban

• Cam kết bảo mật thông tin

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

• Cam kết bản quyền

• Hợp đồng ký kết giữa công ty và nhân viên

Ứng dụng công nghệ vào quy trình đánh giá nhân viên mới 

Bên cạnh sử dụng quy trình theo các bước tiếp nhận nhân viên mới, nhiều doanh nghiệp còn ứng dụng thêm công nghệ vào quy trình đánh giá năng lực nhân viên trong mỗi kỳ thi đánh giá năng lực định kỳ trong doanh nghiệp. 

Thông thường các nhân viên học việc, thử việc sau khi kết thúc quá trình trước khi vào làm việc chính thức sẽ phải một lần nữa vượt qua bài thi đánh giá năng lực. Bài thi đánh giá năng lực được tổ chức thi theo hình thức thi trắc nghiệm. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ bằng cách sử dụng phần mềm thi trắc nghiệm để đánh giá năng lực cho nhân viên mới. Và một trong số những phần mềm thi trắc nghiệm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính là AZtest. 

Với AZtest doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá năng lực cho nhân viên đặc biệt là khâu tổ chức thi, soạn đề thi, trộn đề thi, chấm thi, xếp loại và thống kế nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức trong quá trình chấm thi. Đặc biệt, AZtest còn cung cấp cho doanh nghiệp một website thi trắc nghiệm độc lập, hỗ trợ doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. 

>>> Để hiểu rõ hơn về phần mềm thi trắc nghiệm đánh giá nhân sự AZtest, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua các kênh sau:

• Website: https://aztest.vn 

• Hotline: 0233 777 4455 

• Email: contact@aztest.vn

• Fanpage: https://www.facebook.com/aztest.vn 

• Đăng ký ngay tại đây: https://aztest.vn/saas/register/goi-trial/ 

Trên đây là quy trình tiếp nhận nhân viên mới mà AZtest muốn chia sẻ đến bạn đọc. Mong rằng những chia sẻ hữu ích từ bài viết trên sẽ giúp bạn đọc có được những kinh nghiệm hữu ích cho quá trình tiếp nhận ứng viên của doanh nghiệp mình. 

>>> XEM THÊM: Các tiêu chí cần có của bảng đánh giá năng lực ứng viên